Jak obniżyć koszty materiałów jednorazowych w gabinecie bez utraty jakości?

Materiały jednorazowe to stały koszt każdego gabinetu kosmetologicznego, gabinetu medycyny estetycznej czy salonu beauty. Rękawiczki, kompresy, gaziki, podkłady, serwety, materiały do iniekcji czy produkty do dezynfekcji zużywane są każdego dnia – często w znacznie większych ilościach, niż początkowo się wydaje.

Przy kilkunastu lub kilkudziesięciu zabiegach dziennie nawet niewielka różnica w koszcie pojedynczego produktu może mieć zauważalny wpływ na miesięczne wydatki gabinetu.

Oszczędzanie nie powinno jednak oznaczać automatycznego wybierania najtańszych produktów. Znacznie skuteczniejsze jest kontrolowanie rzeczywistego zużycia, porównywanie kosztów jednostkowych, planowanie zapasów oraz ograniczanie niepotrzebnych zakupów.

Jak zrobić to w praktyce?

1. Nie porównuj tylko ceny opakowania

Jednym z najczęstszych błędów przy zakupie materiałów jednorazowych jest porównywanie wyłącznie ceny całego opakowania.

Tańszy produkt nie zawsze oznacza niższy koszt użytkowania.

Przykładowo:

Podkład A: 50 m – 20 zł
Podkład B: 80 m – 28 zł

Na pierwszy rzut oka podkład A jest tańszy. Po przeliczeniu ceny na metr sytuacja wygląda jednak inaczej:

Podkład A: 20 zł ÷ 50 m = 0,40 zł/m
Podkład B: 28 zł ÷ 80 m = 0,35 zł/m

Droższa rolka okazuje się więc bardziej ekonomiczna w codziennym użytkowaniu.

Podobną zasadę można zastosować do kompresów, gazików, rękawiczek, serwet czy innych produktów pakowanych w różnych ilościach.

Dlatego warto porównywać nie tylko cenę opakowania, ale również cenę jednej sztuki, pary, metra lub innej jednostki faktycznie wykorzystywanej w gabinecie.

2. Oblicz koszt materiałów przypadający na jeden zabieg

Bardzo dobrym sposobem na kontrolowanie kosztów jest stworzenie prostego koszyka materiałowego dla danego rodzaju zabiegu.

Zamiast analizować wyłącznie miesięczne faktury, warto określić, jakie materiały są standardowo zużywane podczas jednej procedury.

Przykładowy koszyk może obejmować:

• podkład na fotel lub leżankę,
• rękawiczki jednorazowe,
• kompresy lub gaziki,
• materiały do iniekcji, jeśli są wymagane,
• środki do dezynfekcji,
• dodatkowe materiały jednorazowe zależne od rodzaju zabiegu.

Następnie można policzyć:

koszt materiałów na jeden zabieg × liczba zabiegów w miesiącu = szacowane miesięczne zużycie materiałów.

Dzięki temu łatwiej zauważyć, które produkty generują największą część kosztów i gdzie optymalizacja może przynieść największy efekt.

3. Kontroluj zużycie, a nie tylko ceny

Czasami największa oszczędność nie wynika ze znalezienia tańszego dostawcy, ale z ograniczenia niepotrzebnego zużycia.

Jeżeli do wykonania określonej czynności wystarczający jest jeden produkt, korzystanie z dwóch lub trzech „na wszelki wypadek” może w skali miesiąca znacząco zwiększać koszty.

Nie oznacza to ograniczania materiałów wymaganych do prawidłowego wykonania procedury.

Chodzi przede wszystkim o standaryzację sposobu przygotowywania stanowiska i kontrolowanie nieuzasadnionego zużycia.

Przy dużej liczbie wykonywanych zabiegów nawet niewielkie różnice powtarzane każdego dnia mogą mieć znaczenie.

4. Standaryzuj wyposażenie stanowiska

Jeżeli w gabinecie pracuje kilka osób, każda z nich może przygotowywać stanowisko nieco inaczej.

Jedna osoba wykorzystuje określoną liczbę materiałów, druga przygotowuje dodatkowe produkty „na zapas”, a trzecia korzysta z jeszcze innego zestawu.

W efekcie trudno przewidzieć rzeczywiste zużycie.

Rozwiązaniem może być stworzenie prostego standardu przygotowania stanowiska dla najczęściej wykonywanych procedur.

Można określić, jakie rodzaje materiałów powinny znaleźć się na stanowisku przed rozpoczęciem danego zabiegu.

Taki standard pomaga:

• lepiej przewidywać zużycie,
• ograniczyć przypadkowe pobieranie produktów,
• szybciej przygotowywać stanowisko,
• łatwiej planować zakupy,
• kontrolować koszt materiałowy poszczególnych usług.

Nie chodzi o sztywne ograniczanie ilości materiałów, lecz o stworzenie powtarzalnego sposobu pracy.

5. Dobieraj parametry produktu do zastosowania

Oszczędzanie nie powinno oznaczać automatycznego wybierania produktu o najniższej cenie.

Jednocześnie nie zawsze potrzebny jest wariant o najwyższych dostępnych parametrach.

Najbardziej ekonomiczny może być produkt, którego właściwości są odpowiednie do konkretnego zastosowania.

Przykładowo przy wyborze podkładu warto analizować jego materiał, szerokość, długość rolki i sposób wykorzystania. Przy rękawiczkach znaczenie mają między innymi rozmiar, przeznaczenie i komfort pracy. W przypadku kompresów ważne mogą być wymiary, liczba warstw, sterylność oraz sposób wykorzystania.

Właściwe dopasowanie produktu pozwala ograniczyć zarówno przepłacanie za parametry, które nie są potrzebne, jak i korzystanie z materiałów niedopasowanych do wykonywanej czynności.

6. Większe opakowanie nie zawsze oznacza większą oszczędność

Zakup większych opakowań często pozwala obniżyć koszt jednostkowy, ale nie powinien być automatyczną decyzją.

Przed zakupem warto odpowiedzieć na trzy pytania:

Czy regularnie zużywamy ten produkt?
Czy wykorzystamy go w odpowiednim czasie?
Czy mamy miejsce na jego prawidłowe przechowywanie?

Jeżeli odpowiedź brzmi „tak”, większe opakowania lub zestawy mogą być korzystnym rozwiązaniem.

Jeżeli jednak produkt wykorzystywany jest sporadycznie, zakup dużego zapasu może niepotrzebnie zamrozić środki finansowe i zajmować miejsce w magazynie.

Dlatego wielkość zamówienia powinna wynikać przede wszystkim z rzeczywistego zużycia gabinetu.

7. Kontroluj zapasy zamiast zamawiać awaryjnie

Brak podstawowych materiałów może prowadzić do konieczności wykonywania pilnych zamówień, korzystania z przypadkowych zamienników lub kupowania produktów bez możliwości spokojnego porównania cen i parametrów.

Dlatego warto określić dla najważniejszych produktów minimalny poziom zapasu.

Prosty model może wyglądać następująco:

średnie zużycie → minimalny zapas → punkt ponownego zamówienia → uzupełnienie magazynu

Przykładowo, jeżeli gabinet zużywa średnio 10 opakowań określonego produktu miesięcznie, nie warto czekać z kolejnym zamówieniem do momentu otwarcia ostatniego opakowania.

Punkt ponownego zamówienia powinien uwzględniać między innymi tempo zużycia oraz czas potrzebny na dostawę.

Dzięki temu zakupy można planować z wyprzedzeniem zamiast reagować dopiero wtedy, gdy produktu zaczyna brakować.

8. Ustal minimalny i maksymalny poziom zapasów

Warto kontrolować nie tylko sytuację, w której produktów jest za mało, ale również tę, w której kupujemy ich zbyt dużo.

Zbyt wysoki zapas oznacza zamrożenie pieniędzy w magazynie.

Dlatego dla regularnie wykorzystywanych produktów można określić dwa poziomy:

MIN – minimalna ilość, przy której należy rozpocząć uzupełnianie zapasu.

MAX – ilość, do której uzupełniamy magazyn.

Przykład:

Gabinet zużywa średnio 5 opakowań danego produktu tygodniowo.

Może ustalić:

MIN: 5 opakowań
MAX: 20 opakowań

Po osiągnięciu poziomu minimalnego składane jest zamówienie uzupełniające zapas do ustalonego poziomu maksymalnego.

Konkretne wartości powinny oczywiście wynikać z rzeczywistego zużycia, czasu dostawy oraz potrzeb danego gabinetu.

9. Analizuj produkty o największym zużyciu

Nie wszystkie materiały wymagają takiej samej kontroli.

Najwięcej uwagi warto poświęcić produktom, które:

• zużywane są każdego dnia,
• występują przy większości zabiegów,
• są kupowane w dużych ilościach,
• generują znaczną część miesięcznych kosztów,
• są niezbędne do ciągłości pracy gabinetu.

W wielu gabinetach będą to między innymi rękawiczki, podkłady, kompresy, gaziki, materiały do iniekcji czy środki do dezynfekcji.

Optymalizacja nawet o kilka procent w grupie produktów o dużym zużyciu może mieć większe znaczenie niż duża obniżka ceny produktu kupowanego raz na kilka miesięcy.

10. Planuj zakupy na podstawie danych

Do kontroli zapasów nie jest potrzebny od razu zaawansowany system magazynowy.

Na początku wystarczy prosta tabela zawierająca:

Po kilku tygodniach prowadzenia takiej ewidencji można zacząć obserwować rzeczywiste tempo zużycia.

To pozwala przejść od zakupów wykonywanych „na wyczucie” do zamówień opartych na danych.

11. Regularnie przeglądaj zużycie

Zapotrzebowanie gabinetu nie jest stałe.

Może zmieniać się wraz z liczbą klientów, sezonowością, wprowadzeniem nowych zabiegów czy zatrudnieniem kolejnej osoby.

Dlatego ustalonych poziomów zapasów nie należy traktować jako wartości niezmiennych.

Warto regularnie sprawdzać:

• które produkty zużywają się szybciej niż wcześniej,
• które zalegają w magazynie,
• gdzie występują częste braki,
• które produkty są zamawiane awaryjnie,
• czy wielkości opakowań nadal odpowiadają potrzebom gabinetu.

Dzięki temu zakupy mogą być stopniowo dopasowywane do rzeczywistego sposobu pracy.

Gdzie najczęściej można znaleźć oszczędności?

Największy potencjał nie zawsze znajduje się w negocjowaniu kilku groszy na pojedynczym produkcie.

W praktyce warto przyjrzeć się przede wszystkim:

kosztowi jednostkowemu – ile rzeczywiście kosztuje jedna sztuka, para lub metr materiału,

zużyciu na zabieg – ile materiałów faktycznie wykorzystujemy,

wielkości opakowań – czy odpowiadają rzeczywistemu zapotrzebowaniu,

stanom magazynowym – czy nie kupujemy za dużo albo za późno,

standaryzacji – czy podobne procedury wykonywane są według podobnego schematu,

planowaniu zakupów – czy zamówienia wynikają z danych, czy dopiero z braku produktu.

Dopiero po uporządkowaniu tych elementów warto koncentrować się na dalszej optymalizacji cen zakupowych.

Najczęściej zadawane pytania

Jak obniżyć koszty materiałów jednorazowych w gabinecie?

Warto zacząć od analizy rzeczywistego zużycia. Porównuj koszt jednostkowy produktów, określ koszt materiałów przypadający na jeden zabieg, kontroluj zapasy i ustal minimalne poziomy magazynowe. Oszczędności powinny wynikać z lepszego zarządzania, a nie z rezygnacji z parametrów wymaganych w danym zastosowaniu.

Jak obliczyć koszt materiałów na jeden zabieg?

Należy zsumować koszt wszystkich materiałów jednorazowych standardowo wykorzystywanych podczas danej procedury. Następnie można pomnożyć tę wartość przez miesięczną liczbę zabiegów, aby oszacować zapotrzebowanie i koszt materiałowy.

Czy większe opakowania zawsze są bardziej opłacalne?

Nie. Warto porównać koszt jednej sztuki lub innej jednostki, a następnie uwzględnić rzeczywiste tempo zużycia. Duże opakowanie jest korzystne przede wszystkim wtedy, gdy produkt jest regularnie wykorzystywany.

Jak ustalić minimalny poziom zapasu?

Punktem wyjścia może być średnie zużycie produktu oraz czas potrzebny na jego ponowne dostarczenie. Gabinet powinien mieć wystarczający zapas, aby zachować ciągłość pracy do momentu otrzymania kolejnego zamówienia.

Czy warto kupować materiały jednorazowe w zestawach?

Może być to korzystne, jeżeli zestaw obejmuje produkty regularnie wykorzystywane przez gabinet, a jego cena jednostkowa jest atrakcyjna. Nie warto natomiast kupować większej liczby produktów wyłącznie ze względu na promocję, jeżeli nie będą regularnie wykorzystywane.

Jak często kontrolować zapasy?

Częstotliwość zależy od skali działalności i tempa zużycia. Produkty wykorzystywane codziennie warto kontrolować znacznie częściej niż materiały używane sporadycznie.

Podsumowanie

Obniżanie kosztów materiałów jednorazowych nie musi oznaczać wybierania najtańszych produktów.

Znacznie większe możliwości daje kontrola rzeczywistego zużycia, obliczanie kosztu jednostkowego, standaryzacja stanowisk, odpowiednie dopasowanie produktów oraz planowanie zapasów.

Najważniejsza zmiana polega na przejściu od:

„Kończy się – trzeba zamówić”

do:

„Wiemy, ile zużywamy – wiemy, kiedy i ile zamówić”.

To pozwala ograniczyć zakupy awaryjne, lepiej wykorzystać budżet i utrzymywać zapas materiałów potrzebnych do codziennej pracy gabinetu.

Uzupełnij materiały do gabinetu w Estevel

W Estevel znajdziesz materiały jednorazowe przeznaczone do profesjonalnych gabinetów kosmetologicznych, medycyny estetycznej i salonów beauty – między innymi rękawiczki, kompresy, podkłady, produkty do iniekcji, higieny i dezynfekcji.

Przy regularnych zakupach warto porównywać nie tylko cenę opakowania, ale również jego zawartość, parametry produktu i rzeczywiste zużycie w gabinecie.

→ Sprawdź materiały zabiegowe

→ Sprawdź rękawiczki

→ Sprawdź produkty do higieny